خلاصه
- Microsoft Teams یک گزینه درون جلسهای اضافه میکند که به کاربران اجازه میدهد هوش مصنوعی جلسه (Copilot و قابلیتهای خلاصهسازی) را روشن یا خاموش کنند.
- برگزارکنندگان و ارائهدهندگان جلسه میتوانند برای دریافت اطلاعات و تحلیلها، هوش مصنوعی را فعال کنند یا در جلسات حساس آن را غیرفعال کنند.
- عرضه این قابلیت در آمریکا به اوایل تا اواسط ماه ژوئیه منتقل شده و انتشار جهانی آن تا پایان ژوئیه انتظار میرود.
دستیارهای هوش مصنوعی بهطور گسترده وارد دنیای جلسات آنلاین شدهاند. بسیاری از افراد از این ابزارها برای یادداشتبرداری از صحبتها و موضوعات مطرحشده در جلسه استفاده میکنند. گاهی شرکتکنندگان نیز رباتهای خود را وارد جلسه میکنند تا همه موارد را ثبت کنند یا حتی به جای آنها در جلسه حضور داشته باشند.
با این حال، حضور این تعداد ربات که به مکالمات گوش میدهند و اطلاعات را ذخیره میکنند، نگرانیهایی درباره حریم خصوصی ایجاد کرده است. این اطلاعات کجا ذخیره میشوند و چه کسانی به آنها دسترسی دارند؟
زمانی که مایکروسافت ابزارهای هوش مصنوعی را به Microsoft Teams اضافه کرد، کاربران نگرانیهای مشابهی داشتند. این نگرانی قابل درک است؛ زیرا اگر در جلسات حساس و محرمانه، Copilot به مکالمات گوش دهد، میتواند یک خطر احتمالی برای حریم خصوصی ایجاد کند.
خوشبختانه، مایکروسافت اکنون قابلیتی اضافه کرده است که کاربران میتوانند هوش مصنوعی Copilot در Teams را در حین برگزاری جلسه فعال یا غیرفعال کنند.
کنترل Copilot در حین جلسه به Microsoft Teams اضافه میشود
کاربران میتوانند هر زمان که بخواهند آن را روشن یا خاموش کنند.
طبق گزارش Windows Latest، این وبسایت برای پرسوجو درباره اینکه آیا مایکروسافت برنامهای برای کاهش سطح یکپارچگی Copilot در Teams دارد یا نه، با این شرکت تماس گرفت. مایکروسافت نیز Windows Latest را به پیامی در Microsoft 365 Message Center با عنوان:
«Microsoft Teams: In-meeting toggle to turn Meeting AI on or off»
ارجاع داد.
این قابلیت شامل موارد زیر خواهد بود:
- Microsoft Teams یک گزینه جدید در داخل جلسه معرفی میکند که به برگزارکنندگان و ارائهدهندگان دارای مجوز اجازه میدهد هوش مصنوعی جلسه (شامل Copilot، Facilitator و خلاصه جلسه) را در حین برگزاری جلسه روشن یا خاموش کنند. این تغییر بر اساس رفتار فعلی هوش مصنوعی جلسه ساخته شده و امکان کنترل لحظهای زمان فعال بودن AI را فراهم میکند.
- برگزارکنندگان و ارائهدهندگان مجاز میتوانند زمانی که گفتگوها ارزش ثبت و تحلیل دارند، از هوش مصنوعی برای دریافت بینشها استفاده کنند و وقتی بحثها به موضوعات حساس تغییر میکند، آن را غیرفعال کنند. این گزینه با سیاستهای موجود سازمان و کنترلهای مربوط به رعایت قوانین (Compliance) هماهنگ خواهد بود.
به نظر میرسد مایکروسافت ابتدا قصد داشت این قابلیت را در اوایل ماه ژوئن در آمریکا منتشر کند، اما عاملی باعث تأخیر شد و انتشار آن به اوایل ژوئیه منتقل شد و در اواسط ژوئیه تکمیل میشود. سایر مناطق جهان نیز این قابلیت را در پایان ماه ژوئیه دریافت خواهند کرد.
کنترل بیشتر کاربران روی Meeting AI در Microsoft Teams
هوش مصنوعی در سالهای اخیر به بخش مهمی از جلسات آنلاین تبدیل شده است. ابزارهایی مانند Microsoft Copilot در Teams میتوانند مکالمات جلسه را تحلیل کنند، نکات مهم را استخراج کنند، خلاصه جلسه ایجاد کنند و به کاربران در پیگیری وظایف کمک کنند.
با وجود این مزایا، افزایش استفاده از دستیارهای هوش مصنوعی نگرانیهایی درباره حریم خصوصی ایجاد کرده است. بسیاری از کاربران و سازمانها میخواهند بدانند چه زمانی هوش مصنوعی به اطلاعات جلسه دسترسی دارد، چه دادههایی ذخیره میشوند و چه افرادی میتوانند به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند.
مایکروسافت برای پاسخ به این نگرانیها، قابلیت جدیدی را برای Microsoft Teams معرفی کرده است که به برگزارکنندگان و ارائهدهندگان جلسه اجازه میدهد هوش مصنوعی جلسه را در هر لحظه روشن یا خاموش کنند.
قابلیت جدید Meeting AI در Teams چگونه کار میکند؟
در نسخه جدید Teams، یک گزینه کنترل درون جلسهای اضافه میشود که به کاربران دارای مجوز اجازه میدهد قابلیتهای هوش مصنوعی مانند:
- Copilot
- Meeting Recap (خلاصه جلسه)
- Facilitator
را هنگام برگزاری جلسه فعال یا غیرفعال کنند.
به این ترتیب، اگر جلسهای شامل اطلاعات عمومی باشد، کاربران میتوانند از قابلیتهای هوش مصنوعی برای ثبت نکات و دریافت خلاصه استفاده کنند. اما در جلساتی که موضوعات محرمانه مانند اطلاعات مالی، برنامههای تجاری یا مسائل داخلی سازمان مطرح میشود، امکان خاموش کردن AI وجود خواهد داشت.
چرا کنترل هوش مصنوعی در جلسات اهمیت دارد؟
یکی از نگرانیهای اصلی درباره دستیارهای هوش مصنوعی این است که آنها معمولاً برای ارائه خدمات بهتر باید به محتوای جلسه دسترسی داشته باشند.
برای مثال، Copilot ممکن است برای ایجاد خلاصه جلسه نیاز داشته باشد:
- مکالمات مطرحشده را تحلیل کند.
- نکات کلیدی را استخراج کند.
- تصمیمهای گرفتهشده را شناسایی کند.
- وظایف آینده را مشخص کند.
اگرچه این قابلیتها باعث افزایش بهرهوری میشوند، اما برخی سازمانها ترجیح میدهند در جلسات حساس کنترل بیشتری روی زمان فعال بودن هوش مصنوعی داشته باشند.
قابلیت جدید Teams این امکان را فراهم میکند که کاربران بین بهرهوری بیشتر و حفظ حریم خصوصی تعادل ایجاد کنند.
کاربردهای عملی Copilot در جلسات Teams
زمانی که Copilot فعال باشد، میتواند به کاربران در موارد زیر کمک کند:
خلاصهسازی جلسه
پس از پایان جلسه، کاربران میتوانند خلاصهای از موضوعات مطرحشده، تصمیمها و نکات مهم دریافت کنند.
ثبت وظایف
Copilot میتواند مواردی که نیاز به پیگیری دارند را شناسایی کند تا اعضای تیم بدانند چه کاری باید انجام شود.
کمک به افراد غایب
افرادی که نتوانستهاند در جلسه حضور داشته باشند، میتوانند با استفاده از خلاصه تولیدشده، سریعتر در جریان موضوعات قرار بگیرند.
افزایش تمرکز در جلسه
به جای اینکه شرکتکنندگان دائماً یادداشتبرداری کنند، میتوانند بیشتر روی گفتگو و تصمیمگیری تمرکز کنند.
چه کسانی میتوانند AI جلسه را خاموش یا روشن کنند؟
بر اساس اعلام مایکروسافت، این کنترل در اختیار:
- برگزارکنندگان جلسه (Meeting Organizers)
- ارائهدهندگان جلسه (Presenters)
که مجوز لازم را دارند قرار میگیرد.
همچنین این قابلیت با سیاستهای امنیتی و قوانین سازمانی (Compliance Controls) هماهنگ خواهد بود؛ بنابراین مدیران فناوری اطلاعات سازمانها همچنان میتوانند تنظیمات کلی مربوط به استفاده از هوش مصنوعی را مدیریت کنند.
تأثیر این تغییر بر شرکتها و سازمانها
این قابلیت میتواند برای شرکتهایی که جلسات محرمانه زیادی برگزار میکنند، اهمیت زیادی داشته باشد.
برای مثال:
- جلسات مدیریتی میتوانند بدون فعال بودن AI برگزار شوند.
- تیمهای فروش میتوانند برای ثبت اطلاعات مشتریان از Copilot استفاده کنند.
- جلسات فنی میتوانند در صورت نیاز خلاصهسازی خودکار داشته باشند.
- سازمانها میتوانند سیاستهای مشخصی برای استفاده از هوش مصنوعی تعریف کنند.
سوالات متداول
آیا Copilot در Teams همیشه فعال است؟
خیر. با قابلیت جدید، برگزارکنندگان و ارائهدهندگان میتوانند هنگام جلسه آن را روشن یا خاموش کنند.
آیا خاموش کردن AI روی کل Teams تأثیر میگذارد؟
خیر. این گزینه فقط روی همان جلسه تأثیر دارد و کنترل بیشتری برای هر جلسه فراهم میکند.
آیا استفاده از Copilot در جلسات امن است؟
مایکروسافت از کنترلهای امنیتی و سیاستهای سازمانی برای مدیریت استفاده از Copilot استفاده میکند، اما سازمانها میتوانند بر اساس نیاز خود تصمیم بگیرند چه زمانی از آن استفاده شود.
آیا همه کاربران Teams این قابلیت را دریافت میکنند؟
این قابلیت ابتدا برای کاربران دارای مجوز مناسب منتشر میشود و سپس طبق برنامه انتشار مایکروسافت در دسترس مناطق مختلف قرار میگیرد.
جمعبندی
اضافه شدن امکان خاموش و روشن کردن هوش مصنوعی در Microsoft Teams نشان میدهد که مایکروسافت علاوه بر توسعه قابلیتهای AI، به نگرانیهای مربوط به حریم خصوصی نیز توجه دارد. هوش مصنوعی میتواند جلسات را سریعتر، منظمتر و بهرهورتر کند، اما کاربران و سازمانها نیاز دارند کنترل کاملی روی زمان و نحوه استفاده از آن داشته باشند.
با این تغییر، Teams یک قدم به سمت ارائه تجربهای انعطافپذیرتر برداشته است؛ جایی که کاربران میتوانند بین استفاده از قدرت هوش مصنوعی و حفظ محرمانگی اطلاعات، انتخاب کنند.