ترفند های مایکروسافت ورد برای بهینه‌سازی کار شما

🟢افزودن رمز عبور به فایل ورد خود

نمی‌خواهید اطلاعات محرمانه شما به بیرون درز کند؟ یک رمز عبور تنظیم کنید تا فقط شما یا افراد مجاز بتوانند به فایل دسترسی پیدا کنند. مراحل به این صورت است:

• روی «File» کلیک کنید و سپس به «Info» بروید
• «Protect Document» را انتخاب کرده و روی «Encrypt with Password» کلیک کنید
• دستورالعمل‌ها را دنبال کنید تا یک رمز عبور تنظیم کنید. ورد هر بار که سند را باز کنید، از شما درخواست رمز عبور خواهد کرد.

🟢تغییر دسترسی خواندن/ویرایش فایل شما

اگر تنظیم رمز عبور برای شما مناسب نیست، اما هنوز می‌خواهید سند خود را از دستکاری محافظت کنید، می‌توانید دسترسی به ویرایش را از فایل حذف کنید. این کار باعث می‌شود که فایل برای دیگر کاربران فقط قابل خواندن باشد. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

• در منوی «Protect Document»، گزینه «Restrict Editing» را انتخاب کنید
• سبک‌های فرمت‌بندی را محدود کرده و تغییراتی مانند پیگیری، نظرات یا فقط خواندنی کردن فایل را مشخص کنید
• اگر می‌خواهید افراد خاصی فایل را ویرایش کنند، متن را انتخاب کنید، نام آن‌ها را زیر گزینه استثنائات اضافه کنید و روی «Yes, Start Enforcing Protection» کلیک کنید.

برای حذف واترمارک، دوباره به تب «Design» بروید، گزینه «Watermark» را انتخاب کرده و سپس «No Watermark» را انتخاب کنید.

🟢استفاده از ابزار تاریخچه کلیپ‌بورد ورد

هنگام کار روی سند خود، احتمالاً نیاز به کپی و پیست کردن خواهید داشت. ورد از میان‌برهای رایج مانند Ctrl+X، Ctrl+C و Ctrl+V پشتیبانی می‌کند، اما این ابزار مفید به نام Office Clipboard می‌تواند تا 24 مورد (متن و تصویر) را به‌طور همزمان ذخیره کند.

دسترسی به Office Clipboard بسیار آسان است:

• روی فلش کوچک کنار برچسب «Clipboard» در تب «Home» کلیک کنید یا اگر این میان‌بر را در منوی «Options» فعال کرده‌اید، Ctrl+C را دو بار فشار دهید
• پنل کلیپ‌بورد آخرین 24 موردی که از برنامه‌های مختلف کپی کرده‌اید، مانند لینک مرورگر، متن ایمیل یا داده‌های جدول را نشان می‌دهد
• برای چسباندن یک مورد، روی آن دوبار کلیک کنید یا روی «Paste All» کلیک کنید تا همه موارد را یکجا در سند خود وارد کنید

پس از اتمام پروژه، می‌توانید روی «Clear All» کلیک کنید تا کلیپ‌بورد خالی شود. این کار نه‌تنها حریم خصوصی کار شما را حفظ می‌کند، بلکه برای کار بعدی شما یک صفحه جدید فراهم می‌آورد.

🟢صادرات فایل ورد به فرمت PDF

PDF‌ها برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها بسیار مفید هستند و فرمت و چیدمان اصلی را دقیقاً همان‌طور که کاربر ابتدا قصد داشته حفظ می‌کنند. اما چگونه فایل ورد خود را به PDF تبدیل خواهید کرد؟ مراحل ساده زیر را دنبال کنید:

• سند ورد خود را باز کنید
• به «File» بروید و «Export» را انتخاب کنید
• روی «Create PDF/XPS» کلیک کنید
• «Options» را انتخاب کنید تا تنظیمات را دقیق‌تر تنظیم کنید
• برای بایگانی بلندمدت، گزینه «PDF/A compliant» را انتخاب کنید
• برای کیفیت بالای تصویر، گزینه «Optimize for image quality» را انتخاب کنید
• برای فونت مناسب، گزینه «Bitmap text» را انتخاب کنید
• برای محافظت از فایل با رمز عبور، گزینه «Encrypt the document with a password» را انتخاب کرده و رمز عبور خود را وارد کنید

سند PDF خود را ذخیره کنید سند شما امن است و آماده اشتراک‌گذاری.

🟢وارد کردن فایل PDF به یک فایل ورد

صادرات فایل ورد به PDF آسان است. اما اگر بخواهید روی کاری که در یک فایل PDF انجام داده‌اید ویرایش کنید چه؟ در حالی که بسیاری از نرم‌افزارهای ویرایش اسناد وجود دارند، می‌توانید فایل PDF خود را با وارد کردن آن به ورد ویرایش کنید.

در اینجا نحوه وارد کردن یک فایل PDF به ورد آمده است:

• ورد را باز کرده و به «File» بروید
• گزینه «Open» را انتخاب کنید و به فایل PDF خود بروید
• نوع سند را «PDF» انتخاب کنید

به طور جایگزین، می‌توانید روی فایل PDF خود کلیک راست کرده و آن را با ورد باز کنید.

نگران هشدارهای ورد در مورد محدودیت‌های احتمالی از طریق یک جعبه گفت‌وگو نباشید. فقط سند خود را در ورد ویرایش کرده، آن را ذخیره کنید و در صورت نیاز دوباره آن را به PDF صادرات کنید.

🟢سازمان‌دهی اسناد طولانی

ویژگی «Outline View» می‌تواند هنگام کار با اسناد طولانی در ورد بسیار مفید باشد. این ویژگی فهرستی از محتوای سند شما به صورت بولت‌دار ارائه می‌دهد، بدون تمام تصاویر، و سطوح مختلف عنوان‌ها و زیرمتن‌ها را نمایش می‌دهد.

این ویژگی برای درک محتوای سند بدون نیاز به اسکرول بی‌پایان از طریق صفحات متعدد عالی است.

برای فعال کردن آن، مراحل زیر را دنبال کنید:

• از تب «View» در نوار ابزار یا ریبون ورد به «Outline View» سوئیچ کنید
• همچنین می‌توانید اشیاء را بکشید و رها کنید تا سازمان‌دهی سریع‌تر و راحت‌تری داشته باشید.

🟢بازیابی نسخه‌های قدیمی اسناد ذخیره‌نشده

اینکه کامپیوتر شما در حین کار با ورد خراب شود و تمام داده‌های ارزشمندتان را از دست بدهید چون فراموش کرده‌اید روی «ذخیره» کلیک کنید، واقعا ناامیدکننده است!

اما نگران نباشید. مایکروسافت ورد با گزینه بازیابی فایل جالبی که دارد، به کمک شما آمده است. نحوه استفاده از آن به این صورت است:

• به «File» بروید و روی «Info» کلیک کنید
• گزینه «Manage Document» را انتخاب کرده و روی «Recover Unsaved Documents» کلیک کنید
• یک پنجره دیالوگ باز می‌شود که فهرستی از فایل‌های ذخیره‌نشده را نشان می‌دهد. فایلی را که می‌خواهید بازیابی کنید، انتخاب کنید.

🟢فعال کردن AutoSave در ورد

راه دیگری برای جلوگیری از از دست دادن داده‌های ارزشمندتان در ورد وجود دارد. شما می‌توانید حساب ورد خود را به فضای ابری متصل کرده و ویژگی AutoSave را فعال کنید.

اکنون اگر کامپیوتر شما از کار بیافتد، تنها کاری که باید انجام دهید این است که حساب OneDrive خود را به MS Word متصل کنید تا داده‌هایتان بازیابی شود.

یا می‌توانید این کار را با تنظیمات بازیابی خودکار انجام دهید:

• روی «File» کلیک کنید و سپس به «Options» بروید
• در منوی پاپ آپ، گزینه «Save» را انتخاب کنید
• در اینجا می‌توانید تنظیمات بازیابی خودکار را تغییر دهید
• فرکانس ذخیره‌سازی خودکار را با مشخص کردن تعداد دقیقه‌ها تنظیم کنید
• مکان ذخیره‌سازی فایل‌های بازیابی خودکار را انتخاب کنید

🟢فشرده‌سازی تصاویر در ورد

آیا تا به حال هنگام بارگذاری فایل‌های ورد خود احساس آزار کرده‌اید؟ چرا فایل‌ها اینقدر کند باز می‌شوند؟ بیشتر وقت‌ها، این به این دلیل است که تصاویر موجود در سند شما حجم زیادی دارند!

اگر می‌خواهید فایل شما سریع‌تر باز شود، باید با کاهش اندازه تصاویر، حجم فایل را کم کنید. این کار را در دو مرحله ساده انجام دهید:

• یک تصویر را انتخاب کرده و به تب «Format» بروید
• روی «Compress Pictures» کلیک کرده و یک وضوح پایین‌تر برای تصویر انتخاب کنید

به یاد داشته باشید که تغییر اندازه تصاویر ممکن است کیفیت آنها را نیز تحت تأثیر قرار دهد. بنابراین، پیدا کردن تعادل مناسب در اینجا بسیار مهم است!

🟢بازآرایی نوار دسترسی سریع

حالا بیایید در مورد نوار دسترسی سریع صحبت کنیم که درست زیر نوار عنوان در ورد قرار دارد. این یکی از پر استفاده‌ترین نوارها است که تمامی عملکردهای کلیدی شما را در خود جای داده است، مانند ذخیره، بازگشت به عقب، بازگشت دوباره، و حتی AutoSave در نسخه‌های جدیدتر ورد.

این نوار به شما امکان می‌دهد که دسترسی سریع‌تری به ابزارهای مهم داشته باشید. برای بهبود تجربه کاربری خود، می‌توانید آن را بر اساس نیازهای شخصی‌تان سفارشی کنید.

قسمت جالب این است که شما می‌توانید این نوار را به راحتی سفارشی‌سازی کنید تا دسترسی به عملکردها و دستورات مورد علاقه‌تان آسان‌تر شود. فقط کافی است روی فلش کوچک در گوشه راست نوار کلیک کنید.

همچنین می‌توانید این نوار را به هر جایی از پنجره بکشید و رها کنید، مانند درست زیر نوار ابزار، تا از یک فضای کاری منظم‌تر لذت ببرید.

🟢سفارشی‌سازی نوار وضعیت

آیا تا به حال به نوار در پایین پنجره ورد توجه کرده‌اید؟ این نوار به نام نوار وضعیت شناخته می‌شود و مانند دستیار شخصی سند شما عمل می‌کند—وضعیت ویژگی‌ها و حالت‌های خواندن سند را به شما اطلاع می‌دهد و یک اسلایدر زوم مفید را در اختیار شما قرار می‌دهد.

در اینجا چند کاری که می‌توانید با نوار وضعیت انجام دهید آمده است:

• روی هر جایی از نوار راست کلیک کنید تا آن را بر اساس سلیقه و ترجیحات خود سفارشی‌سازی کنید.
• ویژگی‌های بیشتری مانند شماره صفحات و شمارش کلمات را اضافه کنید تا رابط کاربری کاربردی‌تر شود.

🟢روشن کردن حالت تاریک

اگر شما هم طرفدار حالت تاریک هستید زیرا برای چشم‌ها راحت‌تر است، مایکروسافت این امکان را برای شما فراهم کرده است. این ویژگی مفید به شما این امکان را می‌دهد که بوم سفید روشن ورد (که اغلب آزاردهنده است) را به یک رنگ خاکی آرام تبدیل کنید.

در اینجا نحوه فعال‌سازی آن آمده است:

• فایل ورد خود را باز کنید.
• به بخش “File” بروید و گزینه “Account” را انتخاب کنید.
• در قسمت “Office Theme”، از بین تم‌های موجود گزینه “Black” را انتخاب کنید.
• حالا، ورد شما، شامل بوم، به حالت تاریک آرامش‌بخش تبدیل خواهد شد.

🟢جابجایی بین حالت تاریک و روشن

و اگر در حال و هوای تغییر هستید، همیشه می‌توانید به حالت روشن بازگردید. جابجایی بین حالت‌ها بسیار ساده است. کافی است:

• به تب “View” در ریبون بروید.
• گزینه “Switch Modes” را که زمانی که تم “Black” انتخاب شده ظاهر می‌شود، انتخاب کنید.
• گزینه “Light Mode” را انتخاب کنید.

🟢گرفتن نمره خوانایی

آیا می‌خواهید خوانندگان شما متن شما را بهتر درک کنند؟ نمره خوانایی سند خود را بررسی کنید. هرچه نمره بالاتر باشد، متن شما ساده‌تر و واضح‌تر است.

در اینجا یک راه سریع برای اطلاع از نمره خوانایی متن شما آمده است:

• روی “File” کلیک کنید و سپس “Options” را انتخاب کنید.
• از منو، “Proofing” را انتخاب کنید.
• زیر “When correcting spelling and grammar in Word”، مطمئن شوید که کادر “Check grammar with the spelling” انتخاب شده باشد.
• گزینه “Show readability statistics” را انتخاب کنید.
• به سند خود برگردید.
• “Spelling & Grammar” را انتخاب کنید.
• اصلاحات املایی یا گرامری را انجام دهید یا نادیده بگیرید، سپس Word پنجره “Readability Statistics” را باز می‌کند که اطلاعاتی درباره سطح خوانایی سند ارائه می‌دهد.

🟢حذف فضاهای اضافی بین پاراگراف‌ها

اگر با فضاهای اضافی بعد از پاراگراف‌ها مشکل دارید و می‌خواهید آن‌ها را به فاصله‌ای یک خطی کاهش دهید، یک روش ساده برای رفع آن وجود دارد.

برای حذف فضاهای اضافی بین پاراگراف‌ها، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. برای باز کردن ابزار «یافتن/جایگزینی» در Word، Ctrl+H را فشار دهید.
2. از ابزار برای یافتن ‘^p^p’ (نمادهای یک شکست پاراگراف) استفاده کنید.
3. آن را با ‘^p’ جایگزین کنید.
4. روی «Replace All» کلیک کنید تا فضاهای اضافی بین پاراگراف‌ها حذف شوند.

می‌توانید این کار را چندین بار انجام دهید تا تمام فضاهای دوتایی حذف شوند و تنها فاصله‌های یک خطی باقی بماند.

🟢گسترش عملکردهای برش، کپی و چسباندن با استفاده از Spike

برای بیشتر ما، کلیدهای میانبر Ctrl+C و Ctrl+V عزیزترین میانبرها هستند! اما تعداد کمی از افراد از این ویژگی کمتر شناخته‌شده در Word به نام Spike خبر دارند.

Spike یک فضای ذخیره‌سازی برای چندین قطعه متن است که می‌توان آن‌ها را یک یا چند بار در فایل شما چسباند. این یک ترفند مفید برای جابجایی بخش‌های مختلف متن هنگام بازآرایی یک فایل بزرگ است.

در اینجا نحوه استفاده از Spike در Word آورده شده است:

1. به جای برش و چسباندن متن، متن مورد نظر خود را برای جابجایی انتخاب کنید.
2. کلیدهای Ctrl+F3 را فشار دهید. این کار متن انتخابی را در Spike ذخیره می‌کند.
3. این کار را برای سایر قطعات متنی که می‌خواهید جابجا کنید، تکرار کنید. هر بار که Ctrl + F3 را فشار می‌دهید، متن بیشتری به Spike اضافه می‌شود.
4. حالا مکان‌نما را در جایی که می‌خواهید متن را بچسبانید، قرار دهید.
5. برای چسباندن متن ذخیره شده از Spike، Ctrl+Shift+F3 را فشار دهید. این عمل فقط یک بار انجام می‌شود.

اگر می‌خواهید متن ذخیره شده را چندین بار بچسبانید،

• کلمه “Spike” را در جایی که می‌خواهید متن برود تایپ کنید
• کلید F3 را فشار دهید. این عمل متن ذخیره شده را از Spike وارد می‌کند.

می‌توانید این کار را هر تعداد بار که نیاز دارید انجام دهید.

🟢جستجو در اینترنت در ورد

هنگام کار روی سند خود، دیگر نیازی نیست که برای جستجوی اطلاعات مرورگر خود را باز کنید. شما به راحتی می‌توانید از ویژگی «Smart Lookup» در ورد استفاده کنید.

مراحل انجام کار:

1. کلمه یا عبارت مورد نظر برای جستجو را انتخاب کنید.
2. روی متن انتخاب شده راست‌کلیک کنید تا منویی باز شود.
3. گزینه «Smart Lookup» را از منو انتخاب کنید.

پنجره جدیدی در سمت راست ظاهر خواهد شد که نتایج جستجوی مرتبط با متن انتخابی شما را از اینترنت نشان می‌دهد. شما می‌توانید همه چیز از تعاریف و توضیحات گرفته تا تصاویر را مشاهده کنید. و بهترین قسمت این است که می‌توانید روی نتایج جستجو کلیک کنید تا اطلاعات بیشتری پیدا کنید یا محتوای مرتبط را مشاهده نمایید.

🟢نمایش کاراکترهای مخفی در ورد

هر زمانی که فایل ورد شما دچار مشکل می‌شود و تراز بندی متن به هم می‌ریزد، احتمالاً کاراکترهای مخفی در حال تأثیرگذاری هستند. برای نمایش این فضاهای پنهان، تب‌ها و علائم پاراگراف در Microsoft Word، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. به تب «Home» بروید.
2. در گروه «Paragraph» به دنبال نماد ‘¶’ بگردید و روی آن کلیک کنید تا کاراکترهای مخفی نمایان شوند.
3. پس از کلیک، این کاراکترهای مخفی در سند شما نمایش داده می‌شوند.
4. اگر می‌خواهید دوباره این کاراکترها را پنهان کنید، کافی است دوباره روی نماد ‘¶’ کلیک کنید.

🟢حذف کاراکترهای مخفی در ورد

همچنین می‌توانید تمام کاراکترهای مخفی را به طور همزمان حذف کنید! برای این کار می‌توانید از ویژگی «یافتن و جایگزینی» برای پیدا کردن و جایگزین کردن کاراکترهای مخفی استفاده کنید. مراحل انجام این کار به شرح زیر است:

1. به تب «Home» بروید.
2. در گروه «Editing»، دکمه «Find» را پیدا کرده و روی فلش کوچک کنار آن کلیک کنید تا منوی کشویی نمایان شود. سپس گزینه «Advanced Find» را انتخاب کنید.
3. در کادر گفت‌وگوی «Find and Replace»، روی دکمه «More >>» کلیک کنید تا گزینه‌های بیشتری نمایش داده شوند.
4. تیک جعبه کنار «Special» را بزنید و نوع کاراکتر مخفی که می‌خواهید پیدا کنید را از فهرست انتخاب کنید. برای مثال:
   • برای پیدا کردن علائم پاراگراف، «Paragraph Mark (^p)» را انتخاب کنید.
   • برای پیدا کردن کاراکترهای تب، «Tab Character (^t)» را انتخاب کنید.
   • برای پیدا کردن کاراکترهای فاصله، «Space (^s)» را انتخاب کنید.
5. به طور جایگزین، برای جایگزینی کاراکتر مخفی با چیز دیگری، متن جایگزین را در کادر «Replace with» وارد کنید.
6. برای جایگزینی مورد پیدا شده، روی «Replace» یا «Replace All» کلیک کنید، بسته به ترجیح شما.

🟢افزودن میانبر صفحه‌کلید برای دستور مورد علاقه

اگر دستوری وجود دارد که همیشه از آن استفاده می‌کنید، می‌توانید یک میانبر صفحه‌کلید برای آن ایجاد کنید!

برای تخصیص یک میانبر صفحه‌کلید به دستور مورد علاقه خود در مایکروسافت ورد، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. روی «File» در گوشه بالا-چپ کلیک کرده و سپس «Options» را انتخاب کنید.
2. در کادر گفت‌وگوی «Word Options»، از نوار کناری سمت چپ «Customize Ribbon» را انتخاب کنید.
3. در پایین، روی «Keyboard shortcuts: Customize» کلیک کنید.

در کادر گفت‌وگوی «Customize Keyboard»، دسته‌بندی حاوی دستور خود را انتخاب کرده و دستور خود را از فهرست سمت راست انتخاب کنید.

1. 1. روی فیلد «Press new shortcut key» کلیک کنید و ترکیب کلیدهایی که می‌خواهید به عنوان میانبر اختصاص دهید را فشار دهید. اطمینان حاصل کنید که این ترکیب کلید قبلاً استفاده نشده است. شما می‌توانید تضادها را در کادر «Current keys» بررسی کنید.
   2. پس از پیدا کردن یک میانبر منحصر به فرد، روی «Assign» کلیک کنید.
   3. تغییرات خود را با کلیک روی «OK» در کادر گفت‌وگوی «Word Options» تأیید و ذخیره کنید.

      یکی از ساده‌ترین ترفندهای Microsoft Word استفاده از کلید Alt است که امکان حرکت سریع و دسترسی به چندین دستور را فراهم می‌کند. این روش قطعا زندگی را راحت‌تر می‌کند زیرا با فراهم کردن دسترسی سریع به دستورات و گزینه‌های ناوبری، کارایی در Word را افزایش می‌دهد.

      این‌گونه می‌توانید از آن استفاده کنید:

      ترفندهای صفحه کلید با Alt، اقداماتی را ساده می‌کنند، مانند Alt+F برای منوی فایل. کلید Alt به همراه اعداد، دستورات نوار ابزار دسترسی سریع را فعال می‌کند. کلید Alt امکان حرکت در منو و فعال کردن گزینه‌های جعبه گفت‌وگو را فراهم می‌کند.