مایکروسافت ورد گزینههای متعددی دارد که میتوانید بر اساس نیاز خود آنها را تنظیم کنید. برای برخی کاربران، تغییر دادن تنظیمات پیشفرض این برنامه کافی است تا کارهایشان را به راحتی انجام دهند، اما ممکن است برخی دیگر بخواهند فراتر از این تغییرات پیش بروند. اگر شما هم جزو این دسته هستید، ادامه این مقاله میتواند برایتان مفید باشد. در اینجا تعدادی از تنظیمات پیشفرض مایکروسافت ورد معرفی شده که با تغییر آنها میتوانید بهرهوری خود را افزایش داده و برنامه را به شکلی که میخواهید شخصیسازی کنید.
تنظیمات پیشفرض مایکروسافت ورد (Microsoft Word) که باید تغییر دهید
برخی از تنظیمات پیشفرض مایکروسافت ورد که بهتر است آنها را تغییر دهید عبارتند از:
تنظیمات املاء و دستور زبان (Spelling و Grammar)
غیر فعال کردن فهرستهای بولت و شمارهگذاری خودکار
تنظیمات کپی، پیست و برش (Copy، Paste و Cut)
تغییر فونت و سایز پیشفرض
غیرفعال کردن کلید میانبر CTRL + Click برای دنبال کردن هایپرلینک
تغییر تنظیمات File Block
سفارشیسازی نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar)
افزودن گزینههای مورد نیاز به نوار ابزار (Ribbon)
تنظیم گزینههای تصحیح خودکار (AutoCorrect)
تغییر مسیر ذخیره پیشفرض فایلها (Save Location)
برای آشنایی دقیقتر با این تنظیمات و نحوه تغییر آنها، ادامه مطلب را مطالعه کنید.
1. تنظیمات املاء و دستور زبان (Spelling و Grammar)
تنظیمات پیشفرض بخش املاء و دستور زبان ممکن است پاسخگوی نیاز شما نباشد، چرا که در حالت پیشفرض برخی خطاها یا اصلاحات بهدرستی اعمال نمیشوند یا نادیده گرفته میشوند. به همین دلیل بهتر است این تنظیمات را متناسب با نیاز خود شخصیسازی کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
ابتدا به منوی File بروید و روی Options کلیک کنید.
سپس در پنجره باز شده، گزینه Proofing را انتخاب کنید.
در بخش When correcting spelling and grammar in Word میتوانید تنظیمات مربوط به بررسی املاء و دستور زبان را مشاهده و تغییر دهید.
اکنون میتوانید تنظیمات را مطابق با نیاز خود تغییر دهید. علاوه بر این، با کلیک روی دکمه Settings، امکان تنظیم گزینههای اصلاح متن نیز برای شما فراهم است. این پنل تنها زمانی نمایش داده میشود که گزینه Grammar & Refinements را فعال کرده باشید.
۲. غیر فعال کردن فهرستهای بولت و شمارهگذاری خودکار
مایکروسافت ورد بهطور پیشفرض فهرستهای بولت و شمارهگذاری را به صورت خودکار ایجاد میکند. برای مثال، وقتی عددی را تایپ کرده و کلید فاصله (Space) را فشار میدهید، به طور خودکار یک لیست شمارهدار آغاز میشود. اما گاهی ممکن است بخواهید فقط یک شماره به عنوان پیشوند به جمله اضافه کنید و این رفتار خودکار مزاحم شما باشد. برای غیر فعال کردن ایجاد خودکار این فهرستها، مراحل زیر را انجام دهید:
Word Options را در سیستم خود باز کنید.
به تب Proofing بروید.
وارد بخش AutoCorrect Options شوید.
روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید.
به تب AutoFormat As You Type بروید.
تیک گزینه Automatic bulleted lists را بردارید.
تیک گزینه Automatic numbered lists را بردارید.
برای اعمال تغییرات، روی دکمه OK کلیک کنید.
۳. تنظیمات کپی، پیست و برش (Copy، Paste و Cut)
اگر اغلب محتواهای خود را از یک سند به سند دیگر یا از اینترنت در ورد کپی میکنید، ممکن است تنظیمات پیشفرض کات، کپی و پیست برای شما مناسب نباشد. به همین دلیل، بهتر است تنظیمات پیشفرض برش، کپی و چسباندن را مطابق نیاز خود تغییر دهید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
ابتدا Word Options را باز کنید.
سپس به تب Advanced در سمت چپ پنجره بروید.
به پایین صفحه اسکرول کنید تا به بخش Cut, copy, paste برسید.
در این بخش میتوانید گزینههای زیر را مشاهده و تنظیم کنید:
Pasting within the same document (چسباندن در همان سند)
Pasting between documents (چسباندن بین اسناد مختلف)
Pasting between documents when style definitions conflict (چسباندن بین اسناد در صورتی که تعاریف سبکها با هم تداخل دارند)
Pasting from other programs (چسباندن محتوا از برنامههای دیگر)
Insert/paste pictures as (درج یا چسباندن تصاویر به صورت)
Keep bullets and numbers when pasting text with Keep Text Only option (حفظ بولتها و شمارهها هنگام چسباندن متن با گزینه «فقط متن»)
Use the Insert key for paste (استفاده از کلید Insert برای چسباندن)
Show Paste Options button when content is pasted (نمایش دکمه گزینههای چسباندن هنگام وارد کردن محتوا)
۴. تغییر فونت و سایز پیشفرض
۵. غیرفعال کردن کلید CTRL + کلیک برای دنبال کردن هایپرلینک
مایکروسافت ورد بهصورت پیشفرض تنها زمانی یک هایپرلینک را باز میکند که همزمان کلید Ctrl را نگه دارید و روی لینک کلیک کنید. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که نیاز دارید لینکها را بدون فشار دادن کلید Ctrl باز کنید، این روش ممکن است برایتان ناخوشایند باشد.
برای حذف نیاز به نگه داشتن کلید Ctrl و باز کردن لینک تنها با یک کلیک، مراحل زیر را دنبال کنید:
در رایانه خود Word Options را باز کنید.
به تب Advanced بروید.
گزینه Use CTRL + Click to follow hyperlink را پیدا کنید.
تیک کنار این گزینه را بردارید.
برای ذخیره تغییرات، روی دکمه OK کلیک کنید.
پس از این کار، برای باز کردن هر هایپرلینک یا پیوند در اسناد ورد، دیگر نیازی به نگه داشتن کلید CTRL نخواهید داشت.
۶. تغییر تنظیمات File Block
ورد به طور پیشفرض فقط فایلهای مربوط به Word 95، Word 6.0 و Word 2 را در نمای محافظت شده (Protected View) باز میکند. با توجه به شرایط امنیتی امروزی، توصیه میشود کاربران همیشه اسناد خود را در نمای محافظت شده باز کنند تا از رایانه خود محافظت کنند. به همین دلیل، بهتر است تنظیمات فایل بلاک (File Block) را تغییر دهید. برای انجام این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:
برنامه Microsoft Word را باز کنید و به پنل Word Options وارد شوید.
به تب Trust Center در سمت چپ بروید.
روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید.
به تب File Block Settings بروید.
اطمینان حاصل کنید که گزینه Open selected file types in Protected View فعال باشد.
چکباکسهای مربوط به فایلهایی که میخواهید در نمای محافظت شده باز شوند را علامت بزنید.
برای ذخیره تغییرات، روی دکمه OK کلیک کنید.
به شدت توصیه میکنیم که صرفنظر از کاری که با دیگران انجام میدهید، گزینههای PDF Files و Web Pages را نیز علامت بزنید.
۷. سفارشی کردن نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar)
ورد به طور پیشفرض، فقط دکمه ذخیره (Save) را در نوار ابزار دسترسی سریع نمایش میدهد که یکی از بخشهای مهم برای انجام سریع کارها است. شما میتوانید به سادگی این تنظیمات را تغییر داده و گزینههای بیشتری مانند پرینت (Print)، چسباندن (Paste) و غیره را به این نوار اضافه کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
پنل Word Options را باز کنید.
به تب Quick Access Toolbar بروید.
گزینهای را که میخواهید به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید، انتخاب کنید.
روی دکمه Add کلیک کنید.
سپس روی دکمه OK کلیک کنید.
گزینهای را که میخواهید اضافه کنید در سمت چپ پیدا کنید.
روی دکمه Add کلیک کنید.
گزینهای را که میخواهید حذف کنید در سمت راست پیدا کنید.
روی دکمه Remove کلیک کنید.
برای ذخیره تغییرات، روی دکمه OK کلیک کنید.
پس از ذخیره تغییرات، تغییرات بهصورت فوری اعمال خواهند شد.
۹. گزینههای تصحیح خودکار (AutoCorrect)
مایکروسافت ورد دارای گزینههای متعددی برای تصحیح خودکار است که میتوانید آنها را تغییر داده یا بهینه کنید تا بیشترین بهره را از برنامه ببرید. به طور پیشفرض، ورد اولین حرف جملات یا نام روزها را به صورت خودکار بزرگ میکند. اگر نمیخواهید این کار انجام شود، میتوانید تنظیمات مربوطه را تغییر دهید. برای انجام این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:
پنل Word Options را در کامپیوتر خود باز کنید.
به تب Proofing بروید.
روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید.
در تب AutoCorrect، گزینهای را که میخواهید تغییر دهید پیدا کنید.
برای فعال یا غیرفعال کردن این گزینهها، تیک چکباکسها را بردارید.
سپس به تب Math AutoCorrect بروید و همین مراحل را تکرار کنید.
شما میتوانید بین تبهای دیگر نیز جابجا شوید؛ برای مثال تبهای AutoFormat As You Type، AutoFormat و Actions را پیدا کنید. هر تب شامل گزینههای متعددی برای شخصیسازی تجربه کاربری شما است.
۱۰. تغییر مکان ذخیره پیشفرض (Save Location)
به طور پیشفرض، مایکروسافت ورد تمام اسناد را در پوشه Documents ذخیره میکند. اما ممکن است گاهی نخواهید فایلهای خود را در این مسیر ذخیره کنید. در این صورت، میتوانید مکان ذخیره پیشفرض ورد را با مراحل زیر تغییر دهید:
پنل Word Options را باز کنید.
به تب Save بروید.
در قسمت Default local file location، روی دکمه Browse کلیک کنید.
مسیر موردنظر خود برای ذخیره فایلها را انتخاب کنید.
تنظیمات پیشفرض مایکروسافت ورد معمولاً برای استفاده عمومی طراحی شدهاند، اما برای بهینهتر کردن تجربه کاربری و افزایش بهرهوری بهتر است برخی از آنها را تغییر دهید. بهعنوان مثال، تغییر فونت و اندازه پیشفرض به سبک و سایزی که بیشتر با نیازهای شما هماهنگ است، تنظیم حاشیهها و فاصله خطوط برای خوانایی بهتر، فعالسازی گزینههای خودکار مانند اصلاح املایی و نگارشی، و تنظیم قالببندی پاراگرافها میتواند روند نوشتن و ویرایش را سریعتر و دقیقتر کند. همچنین، غیرفعال کردن ویژگیهایی که برای شما کاربردی ندارند، مثل نمایش نمادهای قالببندی یا تنظیمات اتوماتیک برخی از گزینهها، به کاهش حواسپرتی کمک میکند و محیط کاری مرتبتری فراهم میآورد.