مایکروسافت شیرپوینت (SharePoint) چیست؟ چه مزایا و کاربرد هایی دارد؟

تکنولوژی‌های مدیریت اطلاعات و همکاری تیمی نقش بسزایی در بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کنند. SharePoint به عنوان یک پلتفرم جامع و چندمنظوره، ابزاری برجسته است که امکان مدیریت، اشتراک‌گذاری و سازماندهی اسناد، داده‌ها و فرآیندهای کسب و کار را به شرکت‌ها ارائه می‌دهد. این پلتفرم، با ارائه قابلیت‌هایی همچون صفحات تیمی پیشرفته، ابزارهای همکاری مدرن، و امکان ایجاد سایت‌های اخبار و ارتباطات، به کاربران این امکان را می‌دهد تا به راحتی و به صورت موثر با همکاران خود ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.

در این مقاله به بررسی عمیق‌تر SharePoint و کاربردهای آن، به همراه نکات کلیدی برای استفاده بهینه از این پلتفرم می‌پردازیم. با ما همراه باشید تا دنیای گسترده‌ای از امکانات و فرصت‌های SharePoint را کشف کنید که به سازمان شما کمک خواهد کرد تا به یک محیط کاری دیجیتال پویا و به‌روز تبدیل شود.

مایکروسافت شیرپوینت چیست؟

مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) یک پلتفرم مبتنی بر وب است که توسط مایکروسافت برای مدیریت اسناد، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات، و تسهیل همکاری تیمی طراحی شده است. این پلتفرم به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به راحتی اطلاعات خود را سازماندهی کنند، دسترسی به اسناد را کنترل نمایند و فرآیندهای کاری خود را خودکار کنند. شیرپوینت همچنین ابزارهایی برای ایجاد و مدیریت پورتال‌های داخلی، سایت‌های تیمی و صفحات وب فراهم می‌کند و با قابلیت جستجوی پیشرفته، کاربران می‌توانند به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

مزایای استفاده از پلتفرم Sharepoint

مایکروسافت شیرپوینت با ارائه ویژگی‌های متنوع و قدرتمند، توانسته است به یکی از محبوب‌ترین پلتفرم‌ها برای مدیریت اسناد و همکاری تیمی تبدیل شود. در ادامه به برخی از مزایای استفاده از شیرپوینت پرداخته می‌شود:

• ✔️ ادغام با ابزار Office 365
  شیرپوینت به‌طور کامل با مجموعه ابزارهای Office 365 ادغام شده است. این ادغام به کاربران این امکان را می‌دهد تا از نرم‌افزارهایی مانند Word، Excel، PowerPoint و Outlook به صورت یکپارچه در کنار شیرپوینت استفاده کنند. به‌عنوان مثال، کاربران می‌توانند مستقیماً از داخل شیرپوینت به اسناد Office دسترسی داشته و آنها را ویرایش کنند و یا از قابلیت‌های مشترک‌سازی و همکاری همزمان بهره‌مند شوند.
• ✔️ مقیاس‌پذیر و قابل تنظیم بودن
  شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده که بتواند نیازهای سازمان‌های کوچک تا بزرگ را برآورده کند. این پلتفرم به راحتی مقیاس‌پذیر است و می‌تواند با افزایش حجم داده‌ها و تعداد کاربران، بدون کاهش کارایی به کار خود ادامه دهد. همچنین، قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی بالایی دارد که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا بر اساس نیازهای خاص خود، محیط شیرپوینت را تغییر داده و تنظیم کنند.
• ✔️ عدم نیاز به کدنویسی
  یکی از مزایای مهم شیرپوینت، عدم نیاز به کدنویسی برای استفاده از بسیاری از قابلیت‌های آن است. کاربران می‌توانند با استفاده از رابط کاربری ساده و ابزارهای موجود، سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه‌های اسناد را ایجاد و مدیریت کنند. این ویژگی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا بدون نیاز به تخصص فنی بالا، از امکانات شیرپوینت بهره‌مند شوند.
• ✔️ شخصی‌سازی و هدف‌گذاری محتوا
  شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند که محتوا و اطلاعات به صورت شخصی‌سازی شده و بر اساس نیازهای خاص کاربران و تیم‌ها نمایش داده شود. با استفاده از قابلیت‌هایی مانند صفحات سفارشی، وب پارت‌ها و فیلترهای محتوا، سازمان‌ها می‌توانند تجربه کاربری منحصربه‌فردی برای هر کاربر ایجاد کنند.
• ✔️ کنترل‌های امنیتی
  شیرپوینت با ارائه کنترل‌های امنیتی پیشرفته، از اطلاعات سازمان‌ها محافظت می‌کند. این پلتفرم امکاناتی مانند کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، رمزگذاری اطلاعات و نظارت بر فعالیت‌ها را فراهم می‌کند. همچنین، شیرپوینت از استانداردهای امنیتی بین‌المللی پیروی کرده و ابزارهای مختلفی برای مدیریت و مانیتورینگ امنیت در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
• ✔️ تغییرات مداوم شیرپوینت
  مایکروسافت به‌طور مداوم به بهبود و توسعه شیرپوینت ادامه می‌دهد و به‌روزرسانی‌های منظم را ارائه می‌کند. این تغییرات شامل اضافه شدن قابلیت‌های جدید، بهبود عملکرد و رفع اشکالات است که باعث می‌شود شیرپوینت همیشه به‌روز و کارآمد باشد. سازمان‌ها با استفاده از این به‌روزرسانی‌ها می‌توانند از جدیدترین تکنولوژی‌ها و قابلیت‌ها بهره‌مند شوند.

شیرپوینت با ارائه مزایای متنوعی نظیر ادغام با ابزارهای Office 365، مقیاس‌پذیری و قابل تنظیم بودن، عدم نیاز به کدنویسی، شخصی‌سازی محتوا، کنترل‌های امنیتی پیشرفته و تغییرات مداوم، به یک پلتفرم ایده‌آل برای مدیریت اسناد و همکاری تیمی تبدیل شده است. این ویژگی‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش داده و فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند.

شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می‌شود؟

مایکروسافت شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم یکپارچه برای مدیریت اسناد و همکاری در سازمان‌ها، کاربردهای گسترده‌ای دارد. در طی 17 سال گذشته، این پلتفرم به عنوان یک ابزار مؤثر در افزایش راندمان کاری در شرکت‌های بزرگ و به ویژه در 500 شرکت برتر جهان (Fortune 500) شناخته شده است. در ادامه به برخی از کاربردهای اصلی شیرپوینت اشاره می‌کنیم:

• ✔️ پلتفرم اینترانت:
  شیرپوینت به عنوان یک اینترانت سازمانی، امکان ایجاد و مدیریت پورتال‌های داخلی را فراهم می‌کند که به تمامی بخش‌های تجاری سازمان متصل است. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را به راحتی به اشتراک بگذارند و همکاری بین واحدهای مختلف را تسهیل کنند.
• ✔️ مدیریت اسناد:
  یکی از اصلی‌ترین کاربردهای شیرپوینت، مدیریت اسناد است. این پلتفرم به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد خود را ذخیره، سازماندهی، نسخه‌بندی و به اشتراک بگذارند. ویژگی‌هایی مانند تأییدیه اسناد، کنترل نسخه‌ها، تألیف مشترک و بررسی اسناد از نگارش و ویرایش‌های ناخواسته جلوگیری می‌کند.
• ✔️اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار:
  شیرپوینت با استفاده از ابزارهایی مانند Power Automate، امکان ایجاد گردش کار (Workflow) را فراهم می‌کند. این گردش کارها می‌توانند اقداماتی مانند ارسال ایمیل، انتقال اسناد و ضبط اطلاعات را به صورت خودکار انجام دهند. این ویژگی‌ها بهره‌وری کاربران تجاری را افزایش داده و فرآیندهای کسب‌وکار را بهبود می‌بخشد.
• ✔️ امنیت و کنترل دسترسی:
  شیرپوینت امکانات پیشرفته‌ای برای کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند تنظیمات امنیتی را بر اساس نقش‌ها و نیازهای خود سفارشی‌سازی کنند و از اطلاعات حساس سازمان محافظت کنند.
• ✔️ یکپارچه‌سازی با سایر ابزارهای مایکروسافت:
  شیرپوینت به صورت یکپارچه با ابزارهای دیگری مانند Exchange (برنامه‌های ایمیل Outlook) و مجموعه Office 365 کار می‌کند. این یکپارچه‌سازی به کاربران امکان می‌دهد تا از تمامی قابلیت‌های این ابزارها به صورت هماهنگ استفاده کنند و کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند.
• ✔️ مدیریت ابرداده (Metadata):
  شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد تا ابرداده‌ها (مانند زمان اصلاح شده، ایجاد شده توسط خود، و همچنین «Labels» سفارشی روی اسناد) را مدیریت کنند. این اطلاعات به کارکنان کمک می‌کند تا دلیل وجود اسناد را بهتر درک کرده و بدانند چرا نیاز به باز کردن آنها مهم است.
• ✔️ ایجاد پایگاه‌های داده سفارشی:
  شیرپوینت امکان ایجاد پایگاه‌های داده سفارشی را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند هزاران قطعه اطلاعاتی را در قالب‌هایی با کاربری آسان ثبت کنند و این اطلاعات را در گردش‌های کاری یا سایر فرآیندهای تجاری ادغام کنند.

شیرپوینت با ویژگی‌ها و قابلیت‌های متنوع خود به عنوان یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت اسناد، اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و تسهیل همکاری در سازمان‌ها شناخته می‌شود. این پلتفرم با ارائه امکاناتی مانند کنترل‌های امنیتی، تألیف مشترک، نسخه‌سازی و یکپارچه‌سازی با سایر ابزارهای مایکروسافت، به کاربران تجاری کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش داده و فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند.

شیرپوینت چگونه برای همکاری مفید است؟

مایکروسافت شیرپوینت فضایی مبتنی بر وب را فراهم می‌کند که در آن کاربران می‌توانند سندی را بارگذاری کرده و به‌سرعت با سایر افرادی که نیاز به دیدن آن دارند به اشتراک بگذارند. این قابلیت باعث می‌شود که همکاری بین اعضای تیم و بخش‌های مختلف سازمان به سادگی و به‌صورت مؤثر انجام شود. کاربران می‌توانند مستندات، فایل‌ها و اطلاعات خود را در کتابخانه‌های اسناد شیرپوینت ذخیره کرده و با تنظیم دسترسی‌ها، اطمینان حاصل کنند که فقط افراد مجاز قادر به مشاهده و ویرایش آنها هستند.

شیرپوینت همچنین به کاربران امکان می‌دهد که فضای ذخیره‌سازی شخصی خود را به نام OneDrive داشته باشند. در این فضای شخصی، کاربران می‌توانند اسناد و فایل‌های خود را ذخیره کنند و اطمینان داشته باشند که هیچ کس نمی‌تواند به آنها دسترسی پیدا کند مگر اینکه خودشان تصمیم بگیرند این اسناد را به اشتراک بگذارند یا اجازه دسترسی به کاربر دیگری بدهند. این ویژگی به کاربران کنترل کامل بر اطلاعات شخصی‌شان را می‌دهد و از امنیت و حریم خصوصی آنها محافظت می‌کند.

یکی دیگر از قابلیت‌های کلیدی شیرپوینت، امکان اشتراک‌گذاری آسان اسناد و فضاهای همکاری است. پیوندها به اسناد به اشتراک گذاشته شده یا فضاهای همکاری می‌توانند به راحتی از طریق ایمیل ارسال شوند. این قابلیت باعث می‌شود تا کاربران به‌راحتی به همان چیزی که می‌خواهند ببینند هدایت شوند و نیازی به جستجوی دستی نداشته باشند. این ویژگی به ویژه در پروژه‌های تیمی و مواقعی که نیاز به هماهنگی سریع بین اعضای تیم است، بسیار مفید است.

سازمان‌ها اغلب از شیرپوینت برای انتشار اطلاعات کل شرکت استفاده می‌کنند. این اطلاعات می‌تواند شامل اسناد منابع انسانی، اطلاعیه‌ها، یادداشت‌ها، سیاست‌ها و رویه‌های شرکت باشد. با استفاده از شیرپوینت، این اطلاعات به‌صورت متمرکز و قابل دسترس برای تمامی کارمندان قرار می‌گیرد. به‌عنوان مثال، بخش منابع انسانی می‌تواند اسناد مربوط به خط‌مشی‌ها، فرم‌های درخواست مرخصی، و اطلاعات بیمه را در شیرپوینت منتشر کند تا همه کارمندان بتوانند به‌راحتی به آنها دسترسی داشته باشند.

مایکروسافت شیرپوینت با فراهم کردن فضایی مبتنی بر وب برای مدیریت و اشتراک‌گذاری اسناد، همکاری تیمی را تسهیل کرده و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند. با ویژگی‌هایی مانند فضای ذخیره‌سازی شخصی OneDrive، اشتراک‌گذاری آسان اسناد، و انتشار اطلاعات کل شرکت، شیرپوینت به یکی از ابزارهای اصلی در افزایش کارایی و هماهنگی در سازمان‌ها تبدیل شده است. این پلتفرم با ارائه امکانات امنیتی و یکپارچگی با سایر ابزارهای مایکروسافت، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنند و از امنیت و کارایی بالاتری برخوردار شوند.

استفاده از شیرپوینت برای مدیریت محتوا

شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم مدیریت محتوا (Content Management System – CMS)، ابزارها و قابلیت‌های متنوعی را برای سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و پیگیری محتوای کسب‌وکارها فراهم می‌کند. این پلتفرم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا محتوا را به‌صورت مؤثر مدیریت کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهند. در ادامه به بررسی چگونگی استفاده از شیرپوینت برای مدیریت محتوا می‌پردازیم:

✔️ افزودن ابرداده (Metadata) به فایل‌ها

شیرپوینت امکاناتی را برای افزودن ابرداده به فایل‌ها ارائه می‌دهد. این ابرداده‌ها شامل اطلاعاتی مانند نویسنده، تاریخ ایجاد، نوع فایل، برچسب‌ها و دیگر جزئیات مرتبط با محتوا است. ابرداده‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فایل‌ها را به‌صورت دقیق‌تر سازمان‌دهی کرده و به‌راحتی به محتوای مورد نظر دسترسی پیدا کنند. همچنین، امکان جستجوی پیشرفته بر اساس ابرداده‌ها فراهم می‌شود که یافتن اطلاعات خاص را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.

✔️ تحمیل برچسب‌ها و ارائه ابرداده توسط کاربران نهایی

شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم مدیریت محتوا می‌تواند برچسب‌ها را بر روی محتوا تحمیل کند. این به این معناست که کاربران تجاری هنگام آپلود فایل‌ها در فضاهای همکاری، مجبور به افزودن برچسب‌ها و اطلاعات مرتبط به ابرداده‌ها می‌شوند. همچنین، می‌توان کاربران نهایی را وادار کرد که فراداده‌هایی درباره اسناد به عنوان بخشی از فرآیند آپلود ارائه دهند. این ویژگی تضمین می‌کند که تمامی محتوا به‌صورت دقیق و سازمان‌یافته ذخیره شود و اطلاعات مربوط به هر فایل به‌طور کامل ثبت گردد.

✔️ خودکارسازی ابزارهای گردش کار

هنگامی که محتوا و ابرداده‌ها در پلتفرم قرار گرفتند، شیرپوینت به سازمان‌ها قدرت می‌دهد تا ابزارهای گردش کار را به‌صورت خودکار انجام دهند. این گردش کارها می‌توانند بر اساس اطلاعات ارائه شده توسط کاربران نهایی تنظیم شوند و به فرآیندهای کسب‌وکار بهبود بخشند. به‌عنوان مثال، می‌توان فرآیندهای تأیید، بررسی و انتشار محتوا را خودکار کرد تا سرعت و کارایی سازمان افزایش یابد.

✔️ مدیریت چرخه عمر محتوا

شیرپوینت ابزارهای مدیریت چرخه عمر محتوا را فراهم می‌کند. این ابزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا وضعیت سوابق را فعال کنند، اطلاعات را بر اساس سیاست‌های تجاری دور بریزند و اطمینان حاصل کنند که محتوا به‌صورت مناسبی مدیریت می‌شود. به‌عنوان مثال، می‌توان تنظیم کرد که اسناد پس از مدت زمان مشخصی به‌صورت خودکار حذف شوند یا به آرشیو منتقل شوند.

✔️ یکپارچگی با سایر سرویس‌ها و ابزارها

شیرپوینت به‌طور فزاینده‌ای با سرویس‌های مبتنی بر ابر و ابزارهای دیگر مایکروسافت مانند Flow، Office 365 Groups و Teams یکپارچه شده است. این یکپارچگی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا از تمامی قابلیت‌های این ابزارها به‌صورت هماهنگ و موثر استفاده کنند. به‌عنوان مثال، می‌توان فرآیندهای گردش کار را با استفاده از Flow خودکار کرد و تیم‌ها را از طریق Teams به‌صورت مستقیم به اسناد و فایل‌های شیرپوینت متصل کرد.

شیرپوینت با ارائه ابزارها و قابلیت‌های متنوع برای مدیریت محتوا، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود بخشند. با استفاده از امکاناتی مانند افزودن ابرداده، تحمیل برچسب‌ها، خودکارسازی ابزارهای گردش کار و مدیریت چرخه عمر محتوا، سازمان‌ها می‌توانند محتوای خود را به‌صورت دقیق و سازمان‌یافته مدیریت کنند. همچنین، یکپارچگی شیرپوینت با سایر سرویس‌ها و ابزارهای مایکروسافت، این پلتفرم را به یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت محتوای سازمان‌ها تبدیل کرده است.

نسخه های مایکروسافت شیرپوینت

شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم مایکروسافت برای مدیریت محتوا و اشتراک‌گذاری فایل است که از زمان عرضه اولیه‌اش در سال 2001، به طور مداوم بهبود یافته است و انتشار نسخه‌های مختلفی داشته است. در ادامه، به بررسی اصلی‌ترین نسخه‌های شیرپوینت می‌پردازم:

• SharePoint 2001
  نخستین نسخه از شیرپوینت که در سال 2001 عرضه شد. این نسخه شامل امکانات اولیه‌ای برای مدیریت محتوا و اشتراک‌گذاری فایل بود و اساس توسعه‌های آینده شیرپوینت را گذاشت.
• SharePoint 2003
  این نسخه در سال 2003 عرضه شد و از ASP.NET و SQL Server برای پایگاه‌داده استفاده می‌کرد. این نسخه بهبودهای زیادی در امنیت، عملکرد و امکانات مدیریت محتوا ارائه داد.
• Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007)
  MOSS 2007 در سال 2007 معرفی شد و با اضافه شدن امکانات جدید مانند بخش‌های وب، ویکی‌ها و بیشترین تکنولوژی‌ها، گام بزرگی در جهت توسعه شیرپوینت بود.
• SharePoint Server 2010
  نسخه‌ی 2010 شیرپوینت شامل بهبودهای قابل توجهی در زمینه‌های کارکرد، امنیت، مدیریت و انعطاف‌پذیری بود. همچنین این نسخه با قابلیت انتشار و ادغام با اکسل و اکسس بهبود یافت.
• SharePoint Server 2013
  در سال 2013، شیرپوینت 2013 با افزودن امکانات جدیدی مانند پوشش وضعیت، جستجوی بهبود یافته و ادغام با Office 365، قدم بلندی به سمت افزایش امکانات ابری و هماهنگی با سایر خدمات مایکروسافت برداشت.
• SharePoint Server 2016
  این نسخه در سال 2016 عرضه شد و تمرکز بیشتری بر روی امنیت، بهبود‌های عملکرد و ادغام با خدمات ابری مانند Azure داشت. همچنین این نسخه بازنویسی شده با استفاده از HTML5 و JavaScript است.
• SharePoint Server 2019
  نسخه 2019 شیرپوینت در سال 2019 عرضه شد و امکاناتی مانند پایگاه‌داده‌های انباره، پشتیبانی از چندین زبان و بهبودهای امنیتی ارائه داد.
• SharePoint Online
  SharePoint Online یک نسخه ابری از شیرپوینت است که به‌صورت خدمات (SaaS) توسط مایکروسافت ارائه می‌شود. این نسخه با هزینه‌های پایین‌تر و به‌روزرسانی‌های خودکار ارائه می‌شود و کاربران می‌توانند به‌صورت آنلاین از آن استفاده کنند.

شیرپوینت از طولانی‌ترین و پرکاربردترین پلتفرم‌های مدیریت محتوا در جهان است که در طول زمان با افزودن قابلیت‌های جدید و بهبودهای متعدد به توسعه خود ادامه داده است، از نسخه‌های اولیه تا SharePoint Online به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در فضای ابری و همکاری سازمانی.

امکانات شیرپوینت 2019

در دنیای کنونی، با پیشرفت تکنولوژی، انتظارات کارکنان از محیط کار به شدت بالا رفته است. آن‌ها خواستار استفاده از آخرین ویژگی‌ها و ابزارهای همکاری هستند که به آن‌ها کمک کند که به بهترین شکل ممکن کار کنند و با همکاران خود ارتباط برقرار کنند. SharePoint 2019 به عنوان یکی از پلتفرم‌های مورد استفاده در این حوزه، توانسته است با ارائه ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند صفحات تیم و سایت‌های پیشرفته، به این تقاضاها پاسخ دهد.

صفحات تیم در SharePoint 2019 امکانات و بخش‌های وب مدرنی دارند که به کاربران اجازه می‌دهند تا به راحتی صفحات خود را طراحی و شخصی‌سازی کنند. این شامل جاسازی ویدیوها، ترکیب فیدهای Yammer، افزودن اسناد و تصاویر سفارشی است که به ایجاد یک تجربه کاری تعاملی و پویا کمک می‌کند.

علاوه بر این، ابزارهای ارتباطی جدیدی مانند سایت‌های اخبار تیم و سایت‌های ارتباطی در SharePoint 2019 معرفی شده‌اند. سایت‌های اخبار تیم به تیم‌ها اجازه می‌دهند که اخبار، داستان‌ها و پیام‌های مهم را به اشتراک بگذارند، در حالی که سایت‌های ارتباطی به عنوان یک فضای مرکزی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات، هماهنگی و ارتباطات داخلی عمل می‌کنند.

با استفاده از SharePoint Home، کاربران می‌توانند به سرعت و بدون نیاز به تماس با تیم IT، صفحات ارتباطی جدید را ایجاد کنند و به راحتی به منابع و اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. این ابزارها باعث بهبود کارایی، تسهیل در همکاری و افزایش انعطاف‌پذیری در محیط کاری مدرن می‌شوند و به کاربران امکان می‌دهند تا به بهترین شکل ممکن با همکاران خود همکاری کنند.

SharePoint 2019 امکانات متنوعی ارائه می‌دهد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ایجاد صفحات تیم پیشرفته با بخش‌های وب مدرن برای جاسازی ویدیوها، فیدهای Yammer و اسناد سفارشی.
• ایجاد سایت‌های اخبار تیم برای به اشتراک گذاری اخبار و داستان‌های مهم.
• ایجاد سایت‌های ارتباطی به عنوان مکانی برای اشتراک‌گذاری اخبار، داستان‌ها و پیام‌ها برای تیم‌ها.
• SharePoint Home که به کاربران امکان می‌دهد به راحتی به سایت‌های ارتباطی دسترسی داشته باشند و حتی بدون نیاز به کمک IT، این سایت‌ها را برای خود ایجاد کنند.
• امکانات ارتباطی مدرن شامل ارسال پیام و به اشتراک گذاری اطلاعات با همکاران.

این امکانات به کاربران این امکان را می‌دهند تا بهبود‌های اساسی در مدیریت محتوا، همکاری و ارتباطات داخلی را تجربه کنند و به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.