OneDrive چیست و چه کاربردی دارد؟
همواره اگر از محصولات مایکروسافت استفاده میکنید، احتمالاً به نام OneDrive برخورد کردهاید. OneDrive یک سرویس مبتنی بر ابر است که اخیراً توسط مایکروسافت معرفی شده است و به کاربرانش این امکان را میدهد که فایلهای خود را ذخیره کرده و با دیگران به اشتراک بگذارند. این سرویس علاوه بر استفاده در محیط شخصی، برای کسب و کارها نیز امکاناتی ارائه میدهد.
OneDrive یک ابزار کارآمد برای ذخیره و مدیریت فایلهاست. از طریق آن، شما میتوانید به آسانی به فایلهای خود دسترسی داشته و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید. این امکان به شما کمک میکند تا همکارانتان با دسترسی به فایلهای مورد نیاز خود، کارهایشان را انجام دهند و هماهنگی بهتری داشته باشید.
یکی از نسخههای OneDrive، Personal OneDrive است که برای استفاده شخصی مناسب است. با این نسخه، هر فرد میتواند یک حساب Personal OneDrive داشته باشد و فایلهای شخصی خود را بهطور امن و دسترسی آسانی در این فضای ابری ذخیره کند.
در کنار Personal OneDrive، نسخه دیگری به نام OneDrive for Business نیز وجود دارد که برای استفاده در محیطهای کسب و کار مناسب است. این نسخه امکانات بیشتری ارائه میدهد که از جمله مدیریت مجوزها، هماهنگی با اکانتهای کاربری داخل سازمان و امنیت بالاتر است.
Personal OneDrive
همان سرویس ذخیرهسازی ابری است که در ویندوز ۱۰ به عنوان یکی از محصولات اصلی مایکروسافت معرفی شده است. وقتی با حساب مایکروسافت خود وارد ویندوز میشوید، OneDrive شما آماده است و میتوانید آن را در File Explorer مشاهده کنید.
در کامپیوترهای مایکروسافت، OneDrive به عنوان گزینه پیشفرض برای ذخیره سندها و فایلها عمل میکند. این امکان به شما کمک میکند تا در استفاده از فضای هارد خود صرفهجویی کنید. همچنین، مانند بسیاری از سرویسهای ذخیرهسازی ابری دیگر، OneDrive امکان دریافت چندین گیگابایت فضای رایگان را نیز فراهم میکند. به طور دقیق، با نسخه رایگان OneDrive، شما میتوانید تا 5 گیگابایت فضای ذخیرهسازی رایگان دریافت کنید و در صورت نیاز به فضای بیشتر تا 200 گیگابایت، باید هزینهای را پرداخت کنید.
علاوه بر این، با اشتراک در Microsoft 365 Home یا Personal plans، شما میتوانید به صورت رایگان از فضای تا 1 ترابایت OneDrive استفاده کنید. این به این معناست که همگامسازی و اشتراک اطلاعات بین سیستمهای ویندوزی شما بسیار آسانتر خواهد بود.
OneDrive for Business
چرا از OneDrive استفاده کنیم؟
تفاوت OneDrive و OneDrive for Business
OneDrive for Business و OneDrive (شخصی) هر دو سرویسهای ذخیرهسازی ابری از مایکروسافت هستند، اما با توجه به مخاطبان و مقصود استفادهی آنها، تفاوتهایی بین آنها وجود دارد.
OneDrive (شخصی) یک سرویس میزبانی فایل است که برای استفاده شخصی و افراد طراحی شده است. این سرویس به کاربران امکان ذخیرهسازی اسناد، فایلها و عکسها در فضای ابری و دسترسی به آنها از هر کامپیوتر یا دستگاهی که به اینترنت متصل است را میدهد. همچنین، این امکان را فراهم میکند که فایلها را با دیگران به اشتراک بگذارید و از امکانات همکاری استفاده کنید. در این نسخه، مایکروسافت یک فضای ذخیرهسازی رایگان 5 گیگابایتی را ارائه میدهد.
OneDrive for Business به خصوص برای استفاده تجاری و همکاری در تیمها طراحی شده است. این سرویس بر پایه فناوری SharePoint استوار است و قابلیتها و امکاناتی برای کارهای تیمی و همکاری را ارائه میدهد. با OneDrive for Business، اعضای تیم میتوانند به صورت همزمان ویرایش فایلها، همگامسازی و به اشتراکگذاری آنها را از هر دستگاه و مکانی انجام دهند. همچنین، این سرویس معمولاً به عنوان بخشی از اشتراک Office365 ارائه میشود و هر کاربر به 1 ترابایت فضای ذخیرهسازی در فضای ابری مایکروسافت دسترسی دارد.
بنابراین، اگرچه هر دو سرویس از مایکروسافت هستند، اما هر یک برای مخاطبان و مقاصد متفاوتی طراحی شدهاند و قابلیتها و امکانات متفاوتی ارائه میدهند.
OneDrive برای کسب و کار چه کاری می تواند انجام دهد؟
OneDrive for Business برای سازمانها و کسبوکارهای کوچک و متوسط فراهم میکند که همه اعضا به طور بدون مانع به فایلها، اسناد و اطلاعات کاری مربوطه دسترسی داشته باشند، بدون توجه به دستگاه یا مکان کاریشان. با استفاده از OneDrive for Business، کنترلی بر تمام دادههای مورد استفاده در سازمان خود دارید. به عنوان مثال، در صورت وقوع مشکل یا بینظمی، میتوانید به صورت مرکزی دسترسی به فضای ذخیرهسازی آنلاین را مسدود کنید و همچنین دستورالعملهای انتشار خارجی اسناد را به راحتی در مرکز مدیریت کنترل و تنظیم کنید. از دیگر ویژگیهای برجسته آن همگامسازی آفلاین و امکان غنیسازی فایلهای ذخیرهشده با ابرداده است. این ویژگیها پیشنیاز ضروری برای بهبود زنجیرههای فرآیند خودکار در گردشهای کاری شیرپوینت هستند.
ذخیره سازی ابری OneDrive برای کسب و کار چگونه کار می کند؟
کاربران نه تنها یک فضای ذخیرهسازی ابری دریافت میکنند، بلکه همزمان یک پوشه OneDrive نیز بر روی هارد دیسک کامپیوتر ایجاد میشود. تمامی فایلهایی که در این پوشه ذخیره میشوند، هنگام برقراری ارتباط آنلاین بعدی با حساب ابری، به طور خودکار با آن همگام و هماهنگ میشوند. این عمل توسط یک برنامه کوچک اضافی به نام برنامه همگامسازی OneDrive for Business انجام میشود. این برنامه به طور پیشفرض در بسته آفیس و اشتراک سالانه Office 365 گنجانده شده است و بر روی تمامی کامپیوترهای ویندوز 10 نصب میشود، اما همچنین میتوان آن را به صورت جداگانه به صورت رایگان دانلود کرد.
- استفاده از OneDrive for Business در برنامه وب
استفاده از OneDrive for Business در برنامه وب به این صورت است که برنامه وب Microsoft for Business را میتوانید به عنوان یک وبسایت تصور کنید که از طریق وبسایت Microsoft قابل دسترسی است. بزرگترین مزیت این است که شما میتوانید با هر دستگاهی که به اینترنت دسترسی دارد، در هر مکان به فایلهای خود دسترسی داشته باشید. این مزیت نسبت به ذخیرهسازی محلی به ویژه در صورتی مشهود است که دستگاه شما به دلایل فنی از بین برود. بنابراین نیازی به دانلود یا نصب نرمافزار اضافی برای شما نیست. علاوه بر این، دادهها به صورت زمان واقعی همگام میشوند که یکی دیگر از مزایای ویرایش مشترک است.
- ادغام OneDrive for Business در Explorer فایل
در Explorer فایل، OneDrive for Business به شکل پوشههای شناخته شده مانند “My Documents”، “Pictures” و غیره عمل میکند که به طور خودکار در رایانه شما قابل دسترسی است. بعد از ورود به حساب Microsoft خود در OneDrive، میتوانید اولین فایلها را همگامسازی کنید. فایلها بسته به نوع همگامسازی، وضعیتهای مختلفی را دریافت میکنند. اطلاعات بیشتر درباره وضعیت همگامسازی اسناد OneDrive را میتوانید در مقاله همگامسازی OneDrive مشاهده کنید.
- استفاده از برنامه OneDrive for Business بر روی دستگاههای تلفن همراه
Microsoft نیز نسخه موبایلی از OneDrive را ارائه کرده است تا به کاربران امکان داشتن دسترسی به فایلهای ذخیره شده در فضای ابری را حتی زمانی که در حال حرکت هستند، فراهم کند.
- اشتراک گذاری اسناد با OneDrive for Business
اگر از OneDrive for Business استفاده میکنید، دیگر نیازی به پیوست کردن فایلها به ایمیل ندارید. کافی است لینک مربوط به فایل مورد نظر را در ایمیل وارد کنید. این به گیرنده اجازه میدهد تا سند را باز کنده و در صورت نیاز آن را ویرایش کند. به این معناست که شما فقط روی یک نسخه فعلی از فایل کار میکنید و با نسخههای مختلف آن اشتباه نمیگیرید. همچنین، در همان زمان، اطلاعات و منابع مورد نیاز را در نامههای ورودی و خروجی ذخیره میکنید، زیرا تنها مسیر ذخیرهسازی فایل در ابر مایکروسافت ارسال میشود، نه کل فایل.
OneDrive for Business: همکار شما برای همکاری کارآمد و ایمن
تقویت تجربه فایلهای هماهنگ: به راحتی فایلهای به اشتراکگذاشته شده را از Teams یا SharePoint به OneDrive اضافه کنید، فایلها را با حداکثر حجم 100 گیگابایت آپلود کنید، کتابخانهها را همگامسازی کنید و موارد دیگر.
افزایش همکاری در تیمها: ادغامهای جدید به شما امکان میدهند پیوندهای قابل اشتراکگذاری ایجاد کنید، دسترسی منقضی را اعطا کنید و از سیاستهای پیکربندی شده پیروی کنید.
استفاده از قابلیت دید و کنترل برای امنیت: با گزارشهای همگامسازی افزایش دهید، برچسبهای حساسیت را اعمال کنید و مهاجرت را مدیریت کنید.
دسترسی از هر جا: فایلهای کاری فردی و مشترک خود را در Microsoft 365، از جمله تیمهای Microsoft، از همه دستگاههای خود ذخیره، دسترسی و کشف کنید. ویرایشهای آفلاین شما دفعه بعد که متصل میشوید بهطور خودکار همگامسازی میشوند.
