سال گذشته، من درباره یک قابلیت بحث‌برانگیز ردیابی در ابزار ویدئوکنفرانس مایکروسافت یعنی Microsoft Teams گزارشی منتشر کردم. چندین گزارش نشان می‌دادند که این قابلیت ممکن است مانند یک ابزار نظارتی برای مدیران عمل کند و هنگام اتصال کارمند به شبکه Wi-Fi شرکت، موقعیت مکانی دقیق و لحظه‌ای او را به‌صورت خودکار گزارش دهد.
با این حال، غول نرم‌افزاری یعنی مایکروسافت، ابهامات و جنجال‌های پیرامون این قابلیت را برطرف کرد و توضیح داد که این ویژگی چگونه قرار است کار کند. مایکروسافت تأکید کرد:
«این قابلیت برای تسهیل همکاری طراحی شده است، نه برای نظارت یا کنترل کارکنان.»
همان‌طور که احتمالاً متوجه شده‌اید، مایکروسافت عرضه این قابلیت را چندین بار به تعویق انداخت؛ ابتدا از اواسط مارس ۲۰۲۶ و سپس تا آوریل ۲۰۲۶. با این حال، اکنون این قابلیت به‌صورت رسمی در Microsoft Teams برای همه کاربران عرضه شده است. همچنین انتظار می‌رود در ادامه سال جاری میلادی برای Microsoft Places نیز به‌طور گسترده در دسترس قرار گیرد.
متوجه شدم که مایکروسافت نام این قابلیت را از Automatic Update of work location به Workplace check-in via Wi-Fi تغییر داده است. البته این موضوع خارج از بحث اصلی است، اما اگر سابقه مایکروسافت را در نظر بگیریم، نام‌گذاری قابلیت‌ها و محصولات هیچ‌گاه یکی از نقاط قوت این شرکت نبوده است.
در یک پست وبلاگی جدید، مایکروسافت توضیح داده است که این قابلیت:
«برای کمک به کارکنان در هماهنگی کارهای حضوری طراحی شده است؛ به‌گونه‌ای که هنگام حضور در دفتر، موقعیت محل کار آن‌ها را به‌روز نگه می‌دارد.»
مایکروسافت در ادامه توضیح می‌دهد:
این قابلیت بر اساس سیگنال‌های موجود در Microsoft 365 مانند وضعیت تقویم و حضور در Teams ساخته شده است و باعث می‌شود به‌روزرسانی محل کار آسان‌تر شود. برای کارکنانی که فعال‌سازی این ویژگی را انتخاب می‌کنند، قابلیت Workplace check-in via Wi-Fi می‌تواند با توجه به اتصال به شبکه‌های شرکت که از قبل پیکربندی شده‌اند، محل کار را به‌روزرسانی کند و نیاز به تغییر دستی وضعیت را کاهش دهد.
مایکروسافت همچنین اعلام کرده است که این تجربه مشابه قابلیت موجود Workplace check-in via peripherals است. بنابراین، کاربران می‌توانند با اتصال به تجهیزات پیکربندی‌شده مانند یک نمایشگر یا داک رومیزی، موقعیت محل کار خود را به‌روز نگه دارند.
مایکروسافت اضافه کرده است:
«سازمان‌ها این قابلیت را در محیط خود فعال و پیکربندی می‌کنند و هر کاربر به‌صورت جداگانه کنترل می‌کند که آیا و چگونه از آن استفاده شود.»
این قابلیت دقیقاً چگونه کار می‌کند؟
مایکروسافت توضیح داده است:
«وقتی یک کارمند در محل کار حضور دارد و لپ‌تاپ خود را به یک شبکه سازمانی پیکربندی‌شده متصل می‌کند، قابلیت Workplace check-in می‌تواند محل کار او را برای همان روز به‌روزرسانی کند؛ البته فقط زمانی که این قابلیت توسط سازمان و خود کاربر فعال شده باشد.»
مایکروسافت می‌گوید این ویژگی باعث کاهش نیاز به تغییر دستی موقعیت مکانی می‌شود، در حالی که همچنان کنترل در اختیار کارکنان باقی می‌ماند.
مایکروسافت همچنین اعلام کرده است که این قابلیت روش جدیدی برای کمک به کاربران است تا از وضعیت حضور و در دسترس بودن همکاران خود در محیط کاری مطلع شوند.
این شرکت اضافه کرده است:
«قابلیت Workplace check-in کمک می‌کند برنامه کاری کارمند به‌روز باقی بماند و همچنین امکان ثبت حضور کارمند در یک میز رزروشده موجود را فراهم می‌کند. زمانی که برنامه‌ها تغییر می‌کنند یا فردی تصمیم می‌گیرد به دفتر بیاید، کارمندانی که استفاده از این قابلیت را انتخاب کرده‌اند می‌توانند بدون نیاز به تغییر دستی وضعیت در هر بار، محل کار خود را به‌روزرسانی کنند.»
نکات مهم درباره این قابلیت:
- کنترل همچنان در اختیار کارکنان است.
قابلیت Workplace check-in via Wi-Fi جایگزین انتخاب کاربر برای اشتراک‌گذاری محل کار نمی‌شود و افراد می‌توانند تنظیمات مربوط به آن را هر زمان تغییر دهند. - هیچ اطلاعاتی درباره جابه‌جایی یا موقعیت مکانی گذشته کارکنان ذخیره یا ردیابی نمی‌شود.
موقعیت محل کار فقط یک وضعیت لحظه‌ای و فعلی است و به‌عنوان تاریخچه مکانی ذخیره نخواهد شد. - این قابلیت فقط برای محیط‌های کاری استفاده می‌شود.
این سیگنال زمانی ایجاد می‌شود که دستگاه از طریق برنامه Teams به شبکه‌های سازمانی دفتر که از قبل پیکربندی شده‌اند متصل شود و خارج از این محیط‌ها کاربردی ندارد. اگر دستگاه به یک شبکه سازمانی تعریف‌شده متصل نباشد، موقعیت کاربر به‌صورت Remote (دورکاری) نمایش داده خواهد شد.
مایکروسافت تأکید کرده است که قابلیت Workplace check-in با در نظر گرفتن هم‌زمان کنترل‌های سازمانی و انتخاب فردی طراحی شده است.
این شرکت اضافه کرده است:
«کاربران همچنان کنترل می‌کنند که آیا این قابلیت روی دستگاه آن‌ها فعال باشد یا خیر. اگر تنظیمات موقعیت مکانی موردنیاز غیرفعال باشد، قابلیت Workplace check-in via Wi-Fi حتی در صورت فعال بودن توسط سازمان، به‌صورت خودکار اجرا نخواهد شد.»
بنابراین، سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند که این قابلیت را برای محیط کاری خود فعال کنند یا خیر. علاوه بر این، آن‌ها می‌توانند مشخص کنند که تجربه کاربر نهایی به‌صورت فعال‌سازی اختیاری (Opt-in) باشد یا فعال بودن پیش‌فرض با امکان انصراف (Opt-out).
کاربران نیز می‌توانند هر زمان تنظیمات خود را تغییر دهند و محل کارشان را به‌صورت دستی تعیین یا این قابلیت را نادیده بگیرند.
سؤالات متداول (FAQ)
قابلیت ردیابی Wi-Fi در Microsoft Teams چیست؟
این قابلیت که با نام Workplace check-in via Wi-Fi شناخته می‌شود، هنگام اتصال دستگاه کاربر به شبکه Wi-Fi سازمانی، می‌تواند محل کار او را در Teams به‌روزرسانی کند.
آیا Microsoft Teams موقعیت دقیق کاربر را ردیابی می‌کند؟
خیر. مایکروسافت اعلام کرده است که این قابلیت برای ردیابی حرکت یا ذخیره تاریخچه موقعیت مکانی کاربران طراحی نشده و فقط وضعیت فعلی محل کار را نشان می‌دهد.
آیا مدیران می‌توانند مکان لحظه‌ای کارکنان را مشاهده کنند؟
خیر. این ویژگی موقعیت دقیق و زنده کاربر را گزارش نمی‌کند؛ بلکه تنها مشخص می‌کند کاربر در محیط کاری سازمان حضور دارد یا به‌صورت دورکار فعالیت می‌کند.
آیا فعال شدن این قابلیت اجباری است؟
خیر. سازمان باید ابتدا این قابلیت را فعال و پیکربندی کند و کاربران نیز می‌توانند کنترل کنند که آیا می‌خواهند از آن استفاده کنند یا خیر.
اگر کاربر تنظیمات موقعیت مکانی را خاموش کند چه اتفاقی می‌افتد؟
در صورت غیرفعال بودن تنظیمات لازم، قابلیت Workplace check-in via Wi-Fi به‌صورت خودکار فعال نخواهد شد، حتی اگر سازمان آن را فعال کرده باشد.
آیا اطلاعات Wi-Fi کاربران ذخیره می‌شود؟
این قابلیت برای ذخیره تاریخچه شبکه‌ها یا حرکات کاربران طراحی نشده است و فقط از اتصال به شبکه‌های سازمانی پیکربندی‌شده برای به‌روزرسانی وضعیت محل کار استفاده می‌کند.
آیا کاربران می‌توانند محل کار خود را دستی تغییر دهند؟
بله. کاربران در هر زمان می‌توانند وضعیت محل کار خود را به‌صورت دستی تنظیم کنند یا اطلاعات ثبت‌شده توسط این قابلیت را تغییر دهند.
هدف اصلی مایکروسافت از این قابلیت چیست؟
هدف اصلی، بهبود همکاری در محیط‌های کاری ترکیبی (Hybrid Work)، کمک به هماهنگی جلسات حضوری و نمایش بهتر وضعیت حضور همکاران در Microsoft Teams است.
قابلیت Workplace check-in via Wi-Fi در Microsoft Teams با هدف ساده‌تر کردن مدیریت حضور در محیط کاری و هماهنگی بین کارکنان طراحی شده است. این ویژگی می‌تواند هنگام اتصال لپ‌تاپ کاربر به شبکه Wi-Fi سازمان، محل کار او را برای همان روز به‌روزرسانی کند تا نیاز به تغییر دستی وضعیت کاهش یابد. با این حال، پس از انتشار خبر این قابلیت، نگرانی‌هایی درباره حریم خصوصی و احتمال استفاده از آن برای نظارت بر کارکنان مطرح شد. مایکروسافت در پاسخ اعلام کرد که این ویژگی برای کنترل یا ردیابی کارکنان طراحی نشده، بلکه ابزاری برای بهبود همکاری و هماهنگی تیم‌ها است.
مایکروسافت با اعمال کنترل‌های بیشتر تلاش کرده است نگرانی‌های کاربران را کاهش دهد. این قابلیت تنها زمانی فعال می‌شود که سازمان آن را پیکربندی کرده باشد و کاربر نیز اجازه استفاده از آن را بدهد. همچنین اطلاعاتی درباره تاریخچه جابه‌جایی یا موقعیت مکانی گذشته کاربران ذخیره نمی‌شود و تنها وضعیت فعلی محل کار نمایش داده خواهد شد. کاربران همچنان می‌توانند تنظیمات خود را تغییر دهند، قابلیت را غیرفعال کنند یا محل کار خود را به‌صورت دستی تنظیم کنند.